Платежный календарь

Факты – упрямая вещь: убыточные в перспективе компании с высокой оборачиваемостью операционного капитала держатся на плаву, а прибыльные бизнесы с высокой маржой, но опустевшими счетами погибают под гнетом кассовых разрывов. Обеспечить ликвидность – непростая задача. Она решается через планирование: сколько денег будет получено в ближайшее время и какие обязательства следует срочно выполнить.

Различные учетные инструменты позволяют видеть приближающиеся финансовые ямы и своевременно их предотвращать. Проинформирован – значит вооружен. Что такое платежный календарь и как он помогает планировать средства? Разъясняет Ирина Бахар, руководитель проектов по направлению регламентированного и управленческого учета компании «Первый Бит» (ООО «КейТуБи»).

Платежный календарь – один из главных инструментов для планирования финансовых потоков с разбивкой по дням. Такой контроль помогает заблаговременно определять дефицит денежных средств (кассовый разрыв). В нем отображаются все платежи, которые нужно выполнить, доступные на расчетном счете денежные средства, планируемые поступления. Собственник видит все планируемые расходы, условия платежей и срок, на который можно отодвинуть некоторые из них.

Четкое представление о планируемых поступлениях и о том, какие из обязательств точно можно отложить, позволяет руководителю принять правильные решения о выстраивании коммуникации с партнерами, кому и что обещать.

Для составления платежного календаря вполне подойдет и Excel. Нужно создать структуру (в колонках – дни и недели, в строках – контрагенты, статьи, договоры), а затем вручную зафиксировать остаток денег на начало периода, планируемые поступления и платежи, прогнозируемый остаток на вечер каждого дня или недели.

Стоит отметить, что, когда штат компании увеличивается до 50 и более сотрудников, все рабочие процессы усложняются. То же происходит и с платежным календарем. Один человек уже не успевает его заполнять, а несколько начинают мешать друг другу и увеличивают вероятность возникновения ошибок. Таким образом, есть смысл переходить на специализированное программное обеспечение.

В Беларуси популярностью в последние годы пользовался платежный календарь признанного мирового лидера SAP. Однако в прошлом году компания прекратила работу на рынке нашей страны, что выражается в текущий момент в отсутствии обновлений, техподдержки, отгрузки лицензий. Помимо этого, не менее 30% отечественных компаний продолжают планировать свои платежи в Excel-таблицах.

Стремительно набирает популярность программное обеспечение на базе 1С. Компании стали использовать платежный календарь в системе 1С ERP, а также в БИТ.ФИНАНС.

Начинать работать с платежным календарем можно и без специальных инструментов. Однако ряд важных аспектов указывают на необходимость в программах по автоматизации.

Прозрачность. Настройка прав доступа помогает в принципе избегать ошибочных изменений данных, а по аудиторскому следу можно отследить, какие изменения все же произошли, кто и когда их внес, какие значения были ранее. Это снижает уровень ошибок из-за человеческого фактора и упрощает работу.

Интеграции. Календарь может самостоятельно обращаться в другие модули информационной системы, сопоставлять данные и автоматически доносить важные сведения. К примеру, система подсказывает, на какой срок можно перенести платежи без штрафных санкций, и это существенно помогает в балансировании платежной позиции.

Автоматические сервисы. Перенос платежей между периодами или статьями по клику мыши, разделение планируемого платежа на несколько платежных позиций в разные даты (постепенная частичная оплата) с возможностью тут же пересчитать плановые остатки по расчетным счетам.