В пару кликов

С увеличением товарооборота на китайском направлении значительно выросло количество заявок. Работать в ручном режиме, как прежде, когда в excel-таблице фиксировались статус заявки и этап грузоперевозки, стало неудобно: скорость обработки была слишком медленной, возникали ошибки, путаница в заказах, формировании счетов, оплате.

Для оптимизации процесса на платформу «1С:Бухгалтерия», которая использовалась для ведения регламентированного учета, сдачи отчетности и оплаты транспортных услуг, установили программный модуль «БИТ.Экспедирование. Мультимодальные перевозки». Таким образом удалось автоматизировать систему управления, когда доставка груза осуществляется несколькими видами транспорта.

Появилась возможность в главной заявке контролировать все взаиморасчеты с клиентом, а также на каждом этапе – с перевозчиками. После оказания услуг диспетчер создает в программе документ поступления услуг от поставщиков на основании заявки и затем выставляет их реализацию. Бухгалтеру нужно только проверить счет и провести оплату, исключая ручной ввод данных.

В заявке экспедирования на этапе морской перевозки была доработана форма документов, добавлены дополнительные реквизиты: судно, линия, рейс и прочее. Все данные консолидируются в специальном отчете, который позволяет логисту оперативно отследить контейнер, судно, статус текущего этапа и последующее направление убытия, а также финансовые показатели и маржинальность перевозки.

Кроме того, в программе настроили модель, при которой расчет с перевозчиком ведется в юанях, а с заказчиком автоматически конвертируется в рубли. Курс валюты задается вручную на день оформления регламентных документов. Благодаря данному функционалу экспедиторская компания упростила валютные операции с партнерами и клиентами, исключив ручной расчет стоимости грузоперевозок.

Таким образом, автоматизация процесса управления мультимодальными перевозками помогла:

• сократить расходы и повысить качество взаимодействия путем увеличения скорости обработки заявок на экспедирование;
• упростить ведение документооборота;
• минимизировать ошибки ввиду влияния человеческого фактора;
• обеспечить полноценный контроль за этапами доставки.

Аналитические отчеты по оказанным услугам обеспечили компании возможность полного контроля над всеми бизнес-процессами для отслеживания узких мест, что облегчило процесс принятия управленческих решений.