Поднять KPI логиста вдвое

– Глобально в исследовании мы ставили перед собой задачей понять, какие рутинные операции вызывают самые большие сложности у логистов, как это отражается на эффективности всей логистической цепочки и как решению этих проблем могут помочь инструменты автоматизации, – поясняет детали анализа Директор компании представителя «Биржи грузоперевозок ATI.SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко. – В результате увидели, что больше всего времени логисты тратят на поиск и обработку запросов от грузоотправителей.

Если выделить пять самых ресурсозатратных операций, то это будут:

• обработка входящих заказов;
• уточнение деталей;
• размещение груза в системах, которые помогают найти транспорт;
• подбор исполнителя;
• уточнение деталей и обсуждение цены.

На выполнение первых трех пунктов в среднем у специалиста уходит пять минут. Кажется, что это немного. Но если рассмотреть в разрезе небольшой компании, где работают четыре логиста, то получаются следующие цифры.

Три закрытые заявки в день – это средний показатель эффективного специалиста. Для того чтобы его выполнить, нужно обработать около 14 предложений от отправителей. То есть суммарно на обработку входящих заказов, уточнение деталей и размещение грузов четыре логиста тратят больше 4 часа 40 минут. И это только на часть работы по грузам, которая, получается, отнимает больше половины стандартного рабочего дня одного сотрудника. Вместе с тем, первые три пункта – это те рутинные операции, которые хорошо поддаются автоматизации.

Две оставшиеся задачи – подбор исполнителя и обсуждение деталей и цены – более «творческая» работа, так как для того чтобы выбрать исполнителя, нужно учесть много требований по безопасности и параметрам груза, договориться об условиях перевозки. Она отнимает еще по 25 минут на каждую заявку. Однако и эти операции уже сейчас поддаются автоматизации с помощью предлагаемых рынком логистических платформ инструментов.

В результате, если автоматизировать эти пять самых ресурсозатратных задач, то можно высвободить целую штатную единицу отдела логистики. Либо – увеличить количество обработанных заявок на столько, словно вы наняли еще одного сотрудника.

Помимо того, автоматизация этих рутинных процессов делает всю логистическую цепочку (грузоотправитель, экспедитор, перевозчик, водитель) более прозрачной. А также избавляет от необходимости вести длительные переговоры по телефону или в переписке, сидеть на телефоне, чтобы не пропустить звонок, дублировать информацию для всех участников цепочки поставок и так далее.

«Слепая зона»

Исследование показало и причину, которая мешает компаниям автоматизировать уже сейчас весь процесс обработки заявок на перевозку грузов. Проблема в том, что и грузоотправители, и экспедиторы, как правило, работают одновременно на нескольких логистических платформах, которые никак не интегрированы друг с другом.

– Это показало нам «слепую зону», в которой нужно работать. Решением проблемы может стать инструмент для коллаборации и интеграции платформ грузоотправителей с платформами исполнителей. По аналогии с сервисами для автоматического дублирования заявок, с помощью которого исполнители могут подключаться к площадкам заказчика. То есть экспедитору не нужно тратить время на перенос информации с одной площадки на другую. А заказчик же может сразу видеть ставку исполнителя, который работает на площадке экспедитора. Аналогичным же образом могут работать и грузовладельцы, которые без участия экспедиторов ищут перевозчиков: автоматическая выгрузка заявок из 1С на свою площадку и запуск торгов среди проверенных перевозчиков существенно экономит время и повышает эффективность работы, – говорит Татьяна Солдатенко.

Анализ показал, что автоматический сервис тратит три секунды на копирование груза с одной площадки на другую, вместо пяти минут, которые потратил бы логист, делая это вручную. И те специалисты, которые уже пользуются данным сервисом, закрывают в два раза больше заявок в день. То есть – KPI сотрудника увеличивается до шести заявок в день, отдела логистики из четырех человек – до 24.

В результате, полная автоматизация этапа поиска и обработки заявок, включая использование сервиса для дублирования грузов, может увеличить эффективность работы компании вдвое или сэкономить минимум одно рабочее место. Также у логистов высвобождается время для более качественного выполнения других задач – проверки надежности новых перевозчиков или актуализации статусов перевозки.